Come scrivere una To-do List efficace
In alcuni miei precedenti articoli ho accennato dell’utilità delle famose “to-do List”, oggi ti voglio svelare come scrivere una To-Do List davvero efficace per la vostra quotidianità.
Inconsapevolmente tutti noi usiamo le “liste”. Pensa alla lista della spesa; alle note memo; all’appuntare gli appuntamenti; alle liste di pregi e difetti o pro e contro per analizzare qualcosa/qualcuno/un evento. E’ un gesto cosi normale che diamo per scontato, e cui di non ne comprendiamo la reale potenzialità.
Le liste danno un senso a ciò che ci circonda e aiutano ad aumentare progressivamente la produttività. Investiamo tempo ed energie per stilarle e per portarle a termine.
Il segreto per una To-do List efficace sta nella pianificazione del tempo e delle attività. Sapere definire i compiti da portare a termine, consente di svuotare la mente ingombra di futilità, per inseguito appuntare idee/soluzioni/progetti/inspirazioni/note.
Le liste sono un metodo per…
- avere sottocchio le priorità a cui adempiere
- mettere ordine tra un’infinità di cose
- ricordarsi di compleanni/eventi/riunioni/appuntamenti
Sapere quali sono le vere priorità
E’ fondamentale sapere individuare le proprie priorità, per poter creare liste idonee per situazioni o esigenze differenti.
Ad esempio, io ho una To-do List per la casa (faccende di casa, burocrazia ad essa legata, condominio, appuntamenti medici/veterinari) e per il lavoro.
Fissare un lasso di tempo
Ogni compito della To-do List dovrebbe essere portato a termine entro un lasso di tempo ben definito, ma per far ciò occorre tenere a mente:
Cosa fare – Quando farlo – Dove farlo
E’ importante sapere pianificare e organizzare il proprio tempo, per non disperdere energie, non innervosirsi e non lamentarsi in continuazione di “non aver tempo”, quando invece lo stiamo sprecando dietro a futilità.
La To-do List potrebbe essere…
una lista di promemoria, appuntamenti, cose da fare, progetti, telefonate, email, compleanni, viaggi.
Il bello delle liste è la loro flessibilità, esse si adattano alla nostra vita e non viceversa.
Se sei una persona che preferisce focalizzarsi “sull’oggi”, ricordati di:
- Scrivere in alto alla lista i 3 compiti che devono essere portati assolutamente a termine. I più importanti e fondamentali, forse noiosi ma che faranno sembrare tutto in discesa una volta depennati.
- La lista dovrebbe contenere non più di 10 task (compiti/doveri).
- Il macro compito deve essere sempre smembrato in micro compiti.
C’è chi usa il note dello smartphone, chi l’agenda, chi un note cartaceo (io), chi un foglio di carta pre stampato (Su Pintarest, trovi la mia To-do List da stampare – clicca qui).
Non è importante dove si scrivano le proprie liste, ma che ci si senta a proprio agio quando lo si fa, in modo che il gesto diventi un’abitudine.
Dare valore al tempo
Ho accennato che una To-do List efficace nasce dalla pianificazione del tempo e delle attività. Una To-do List efficace consente di incrementare la propria produttività. Per essere produttivi occorre tempo, ma il tempo a nostra disposizione è uguale per tutti, siamo noi che dobbiamo imparare ad usarlo al meglio.
Ricordati che se non dai valore al tuo di tempo, nulla ti aiuterà a portare a termine una lista di cose da fare.
Il tempo è uguale per tutti, non ci viene regalato, ma ci viene donato, sii in grado di valorizzarlo per te stesso, per la tua vita privata e lavorativa. Questo ti permetterà, non solo di essere molto più efficiente in ogni ambito con un minor spreco di energie, ma di smettere di trovare una banale scusa per ogni invito o rimprovero che ti verrà posto.
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Chiara R.